Jouw jaarlijkse HubSpot spring clean - deel 2

Terwijl jij je workflows aan het auditen was, stonden in je portal tig properties te wachten en ex-medewerkers nog op actief. Oei! Dit tweede deel gaat over de structuur die bepaalt of je portal over een jaar weer net zo rommelig is als vandaag, of niet :)

Deel 1 nog niet gelezen? Lees hier: Jouw jaarlijkse HubSpot Spring Clean deel 1.

Properties

Properties zijn het fundament van al je data. Hier sla je jouw data in op en bouw je je rapportages mee. In de praktijk worden er properties aangemaakt voor campagnes die voorbij zijn, experimenten die nooit zijn doorgezet, en integraties die allang niet meer bestaan.

Hoe ruim je dat op?

De audit van jouw properties

Ga naar Settings → Properties. Hier kun je in de tabel zien waar een property gebruikt wordt, wat de fill rate is en wie of wat de property heeft aangemaakt.

Voor properties geldt: gebruik de standaard properties zoveel mogelijk. Als er geen standaard property bestaat voor jouw use case, maak er dan pas een nieuwe aan.

Zo schoon je jouw properties op in HubSpot:

• Filter eerst op alle gebruikers die properties hebben aangemaakt. Vink iedereen aan, behalve HubSpot. De HubSpot properties zijn de standaard properties.

• Sorteer daarna op ‘Used in’ van laag naar hoog:

• Beoordeel de noodzaak van jouw property. Wordt de property nergens gebruikt en is de fill rate 0%? Dan is de kans groot dat je deze property niet nodig hebt.

• Wordt de property wel ergens gebruikt, maar heb je het niet nodig? Of bestaat er al een andere property voor met een hogere fill rate? Zorg dan dat de juiste property gevuld is met informatie. Daarna kun je alle waarden wissen op de records die een waarde voor de te verwijderen property bevatten.

• Verwijder de properties!

Governance: voorkom dat het terugkomt

Een properties-audit heeft alleen zin als je ook regels afspreekt voor de toekomst. Wanneer maak je een nieuwe property aan? En wie mag een nieuwe property aanmaken?

Zorg dat in jouw organisatie duidelijk is dat niemand een nieuwe property aanmaakt, zonder eerst te checken of er al een bestaat die hetzelfde meet. Maak dit onderdeel van je HubSpot manual.

Users, teams en permissions

Dit is het hoofdstuk dat het vaakst wordt overgeslagen, en dat is precies waarom het hier staat.

Elke medewerker die vertrekt, staat nog als user in HubSpot. Deze user heeft toegang zolang het e-mailadres bestaat, is owner van records en krijgt mogelijk nog notificaties. Best case, is het rommelig. Worst case, heeft iemand toegang tot al jouw klantdata.

Overbodige gebruikers deactiveren

Ga naar Settings → Users & Teams. Sorteer op 'Laatste inlogdatum'. Wie werkt niet meer bij de organisatie? Wie heeft al maanden niet ingelogd?

Deactiveer deze gebruikers. Zo blijven hun records en activiteiten bewaard, maar is de toegang geblokkeerd. Daarna kun je records toewijzen aan een nieuwe owner die wel actief is. Check ook of de gedeactiveerde gebruiker als owner wordt toegewezen in workflows en pas dit aan. Anders is het dweilen met de kraan open.

User permissions checken

Kijk kritisch naar wie welke rechten heeft. In veel portals zijn teveel super admins. Twee jaar later hebben mensen toegang tot dingen die ze niet meer nodig hebben.

Stel jezelf de vraag per gebruiker of rol: heeft deze persoon deze rechten nodig voor zijn dagelijkse werk?

In de audit log in de settings zie je wie welke wijzigingen heeft gemaakt. Scroll dit even door zodat je een goed beeld hebt van wie wat wijzigt in de portal. Daarna kun je de user rights aanpassen zonder dat je constant wijzigingsverzoeken krijgt.

Segments, reports en dashboards

Segments opruimen

Iedere portal bevat er al gauw honderden lijsten, of Segments. Het terugvinden van bepaalde lijsten wordt daarmee steeds lastiger en dus maakt iedereen een nieuwe lijst aan. Zo hoopt het probleem verder op.

Hoe schoon je de HubSpot lijsten op?

Ga naar CRM → Segments (Lists) en sorteer op 'Last updated'. Segments die al jaren niet zijn aangepast en nergens worden gebruikt (geen workflow/sequence/reports/etc.) zijn kandidaten voor verwijdering.

Controleer voor elke lijst:

• Wordt deze lijst ergens actief gebruikt?
• Is de lijst gemaakt voor een campagne die allang voorbij is?
• Heeft de lijst een duidelijke naam die aangeeft wat hij doet?

Lijsten die je niet wilt verwijderen, maar ook niet actief gebruikt: hernoem ze met het prefix [ARCHIVE] en zet ze in een aparte folder. Dan weet iedereen dat ze niet aangeraakt moeten worden zonder reden.

Rapporten en dashboards opschonen

Rapporten verzamelen zich in HubSpot net zo snel als properties. Elk nieuw project, elke nieuwe campagne, elke nieuwe medewerker: ze maken rapporten aan. En zelden worden ze verwijderd als de campagne voorbij is of de medewerker vertrekt.

De meest effectieve manier om dit op te ruimen: eigenaarschap als filter. Ga door je rapporten en dashboards en stel per item één vraag: wie gebruikt dit actief, en wanneer is dit rapport voor het laatst bekeken?

Als niemand het antwoord weet: verwijder het dashboard, maar behoud het rapport. Als er in 30 dagen niemand ernaar vraagt, verwijder je het.

Bewaar alleen wat:

• Actief bekeken wordt door een specifieke persoon of team
• Gelinkt is aan een beslisritme (weekly review, MT-rapportage, kwartaalevaluatie)
• Gebouwd is op data die je ook daadwerkelijk bijhoudt

Structuur en organisatie: de basis voor alles wat daarna komt

Als je portal structureel goed is ingericht, als iedereen weet hoe assets worden benoemd, waar bestanden staan, en hoe views zijn opgebouwd, dan blijft je portal langer schoon. Dan hoef je volgend jaar niet opnieuw bij nul te beginnen.

Folder structuur

Maak voor elk type asset een logische folderstructuur aan. Het principe is altijd hetzelfde: breed naar specifiek.

Voor workflows, e-mails, lijsten en bestanden gebruik je dezelfde hoofdcategorieën als voor je teams: Marketing, Sales, Operations, Service. Daarbinnen maak je subfolders per campagne, product of proces.

Een paar praktische regels:

• Elk actief asset staat in een folder.
• Verouderde assets gaan in een map [ARCHIVE]. Niet direct verwijderen, maar ook niet meer actief zichtbaar.
• Staat een asset niet in een folder? Verwijderen. Dan leren mensen het vanzelf in een folder zetten.

Naming conventions

Naming conventions helpen je sneller bepalen waar een asset voor dient en wie verantwoordelijk is. Zorg dat je altijd hetzelfde format hanteert en deze communiceert met je collega’s die ook in het CRM werken.

Dit is een format dat werkt voor de meeste assets:

[Type] Onderwerp | Campagne/doel | Jaar

Voorbeelden:

• [MKT] E-mail | Lead Nurture Demo Request | 2026
• [SALES] Workflow | Lead Routing Inbound

Het jaartal is optioneel als het om een always-on automation gaat, zoals lead routing onder de sales reps.

Views bijwerken

Views zijn de weergaven die HubSpot users elke dag zien als ze een record openen. Als die views vol staan met verouderde of irrelevante properties, begint elke werkdag met ruis.

Loop per team door de standaard views:

• Weerspiegelen de properties nog de actuele werkwijze?
• Zijn er onnodige custom views die niemand meer gebruikt?
• Passen de CRM cards nog bij de actuele werkwijze?

Maak per team één standaard view die de dagelijkse werkzaamheden weerspiegelt. Werken teams veel samen op dezelfde records, zorg dan dat iedereen dezelfde views heeft om verwarring te voorkomen en samenwerking te bevorderen.

Files, templates en CTAs

De Files in HubSpot heeft geen opslaglimiet, maar dat is geen reden om alles te bewaren. Verouderde afbeeldingen, templates van campagnes die jaren geleden liepen, CTAs van een website die allang vervangen is — ze doen niets, maar ze vertroebelen het overzicht.

Maak een [ARCHIVE]-folder. Gooi alles wat je niet kunt beoordelen in die folder. Geef je team 30 dagen om te reageren als ze iets willen bewaren. Geef ze de opdracht om het naar hun eigen mappen te verplaatsen. Daarna: verwijderen.

Voor templates en snippets: controleer of de copy nog klopt met je huidige tone of voice, je actuele aanbod en de juiste contactgegevens. Verouderde templates die niemand gebruikt, zorgen voor ruis.

De portal blijft niet vanzelf schoon

Een schone HubSpot-portal is geen doel op zich. Het is een gewoonte.

De checks in dit artikel lijken eenmalig werk, maar ze worden pas waardevol als je ze herhaalt. Eén keer opruimen zonder afspraken te maken betekent volgend jaar starten bij nul.

Gebruik deze blogs als je jaarlijkse ijkpunt. Plan het in. Wijs een eigenaar aan. En zorg dat de regels die je vandaag afspreekt, volgende week ook gelden.

Heb je meer hulp nodig bij het opschonen of herijken van jouw HubSpot portal? Neem dan contact op met Martijn via het contactformulier!

Happy HubSpotting :)